要在電子郵件中恰當地稱呼收件者，並把握好尺度。
第一，郵件的開頭要稱呼收件人，這樣既顯得禮貌，也明確提醒了某收件人，此郵件是麵向他的，要求其給出必要的回應；在發送給多個收件人的情況下，可以稱呼“大家”“ALL”。
第二，如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“×××經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“×××先生”“×××小姐”稱呼，但首先要把性別搞清楚。
第三，不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名而不用尊稱也是不禮貌的，不要隨便對人稱呼“Dear×××”，顯得與別人很熟絡一樣。
第四，在電子郵件的開頭和結尾最好要有問候語。