電子郵件正文要簡明扼要，行文通順。
第一，行文簡潔、通順。電子郵件正文應簡明扼要地說清事情，如果具體內容確實很多，正文應隻作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰地表達，不要出現晦澀難懂的語句。同時，最好也不要讓收信人拉滾動條才能看完郵件，郵件內容避免過於囉唆。
第二，注意語氣。根據本人與對方的熟悉程度、等級關係，以及郵件是對內還是對外的不同性質，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。多用“請”“謝謝”之類的禮貌用語，以表現出對對方的尊重。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！
第三，善用列表，保證清晰。如果事情複雜，最好用1、2、3、4等數字標示、羅列幾個段落進行清晰明確的說明。保持段落的簡短性，因為沒人有時間去仔細看那些未做分段處理的長篇大論。
第四，確保信息完整。最好一封郵件就能一次性地把相關信息全部說清楚、說準確，不要兩分鍾之後再發一封什麽“補充”或“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
第五，避免拚寫錯誤、錯別字。書寫正確是對別人的尊重，也是自身認真態度的體現。如果是英文郵件，最好把拚寫檢查功能打開；中文郵件則要特別注意拚音輸入法帶來的同音別字。在郵件發送之前，務必仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拚寫是否有錯誤。
第六，合理提示重要信息。用英文大寫字母行文是個非常惡劣的習慣，這與對著別人大聲吼叫沒有什麽區別。同時，也盡量不用粗體、斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。