每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚地知道發件人信息。雖然對方可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友安排這樣一個多餘的工作程序。
第一，簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不宜超過4行。你隻需將一些必要信息放在上麵，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯係。
引用一個短語作為你簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
第二，不要隻用一個簽名檔。對內、對外，對公、對私，熟悉、陌生，與不同交往對象的郵件往來，簽名檔的設計應有所不同。對內、對私、對熟悉的交往對象，簽名檔應該簡化，對外、對公、對陌生的交往對象，簽名檔應設計得相對正式一些。可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。
第三，與正文匹配。簽名檔無論使用簡體、繁體或英文，都應選擇與正文匹配的文字，以免出現亂碼，字號則一般應選擇比正文字體小一些的。