與麵談、電話等交際方式不同，電子郵件不是一種即時交流。即便如此，及時回複電子郵件，仍不失為電子郵件禮儀的最基本要求。
第一，及時回複。收到他人的重要電子郵件後即刻回複對方，往往是最起碼的禮儀要求，這是對他人的基本尊重。理想的回複時間是兩小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
立即處理每一份郵件是很占用時間的，那麽對於一些優先級低的郵件可集中在一個特定的時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情複雜，一時無法詳細答複，那至少也應該及時地回複說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回複”雲雲，不要讓對方苦苦等待。請記住：及時做出響應，哪怕隻是確認“郵件已經收到”也好。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回複功能，以提示發件人，以免影響正常交往和工作。
第二，針對性回複。回件答複問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。回複不得少於10個字，因為如果對方給你發來一大段郵件，你卻隻回複“是的”“對”“謝謝”“已知道”等字眼，那樣就顯得太生硬了，也非常不禮貌。應該進行必要的闡述，顯示出你的尊重，同時也讓對方能夠一次性理解，避免再反複交流，浪費資源。
第三，不要就同一問題多次回複討論。如果電子郵件的收發雙方就同一問題的交流回複超過三次，隻能說明交流不暢，問題沒說清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。由此可見，電子郵件有時並不是最好的交流方式。
對較為複雜的問題，多個收件人頻繁回複，發表看法，郵件的回複越來越多，導致郵件過於冗長而不便閱讀。此時應及時對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息，不要“蓋高樓”。