當電話鈴響起之時，你應該盡快集中自己的精力，暫時放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或商務。當然，您應該迅速拿起話筒接聽，如果你讓電話鈴響得時間過長，對方會掛斷電話，你便會失去得到信息或生意的機會。以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑒的技巧：
1．隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。
2．自報家門
拿起電話就應清晰地說出自己的全名，若是在上班時處理公務電話，有必要說出單位的名稱，甚至可以省略“喂”，直接說：“你好！××公司（或自己的名字）。”同時，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
3．轉入正題
當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地打官腔浪費時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麽？”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧！我正要去參加一個會議，不得不在5分鍾後趕到會場。”很多情況下，這樣說會防止你們談不必要的瑣事，加速交涉的進展。
4．避免將電話轉給他人
自己接的電話盡量自己處理，隻有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：“李先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎？”在你做出這種決定之前，應當確定對方是否同意你將電話轉給他人。例如，你還可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯係的。”
5．避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話，而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您在稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去？”