常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方麵帶來負麵的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位職場同仁，不妨書寫一下自己的行動記錄，即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什麽。以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”，即以每6分鍾為一單位，記錄各自的工作。實際做這種記錄的時候，你會發現可以獲得許多的額外信息，對於提高工作效率、有效地利用時間以及休息都非常有幫助。
善於抓住工作間隙或與人會麵前後的空當時間，日積月累之後便是可觀的幾十、甚至幾百小時，有效地運用這些時間很有用處。這類空當時間大致可分為前段空當時間、中段空當時間和後段空當時間3種。
前段空當時間一般是指與人約會、參加集會、出席會議、觀看戲劇或運動競賽等，應在約定時間前半小時到一小時之內到達目的地，而這段時間，就是所謂的“前段空當時間”。提前到達後，可到咖啡廳或其他安靜的休閑場所，趁機處理一些工作上的事，係統整理筆記本裏的文檔、看看書、思考新方案等。活用零碎時間至少有3項好處：提早出門，萬一遇到交通擁擠等情況時，仍能在約定時間前到達目的地，不會產生讓對方空等的尷尬；提早到達目的地，心情會較為悠閑輕鬆，可以自在地利用前段空當時間做事。
後段空當時間則是指在預定時刻前完成某項工作而出現的空閑時間。比方說，與人會談時，若言不及義、喋喋不休，再多的時間也浪費了，如能把握談話要領，言談簡要切題，就可將預定的會議時間節省半小時到一小時，而節省下來的時間，就成為自己的時間，可自由有效地運用。