時間管理中，隻要把日常工作格式化，就可以防止工作的錯誤與疏忽。為了使工作有效率地進行，最好把各種常規工作格式化，即把來自經驗的訣竅格式化。這麽做的話，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。這種工作格式化的思路和做法，在職場管理者和普通員工之間運用得較為普遍。不過格式化對高難度或者複雜的工作情況，則比較難以開展。
在日常工作中，有些管理者認為可以大幅度地活用格式化。實際上，由於下屬對業務不熟悉不明白，難免引起錯誤及疏忽，不僅限於專業工作，就是日常的工作也不能例外。例如，你在辦公室忙於緊急事務，委托別人替你聽電話，並要求記錄下電話的內容。如果等你看到記錄的內容後，不明白來電話者的意思，你就得去請教代勞者。類似的情況如果在一天裏發生幾次的話，你在時間管理上的損失就很驚人了。就算你能夠責備代勞者，也無法解決問題。但是，假如事前你提醒代勞者注意一下記錄電話的格式，那結果會是另外一種情況。在管理者的辦公室裏，從專業的審查書類的寫法，到電話的應答、郵件的處理等日常業務，都有規範的格式要求，而且全部的工作人員都應懂得其中的訣竅。每當有新職員進入公司，都必須弄懂所謂的“格式”。在決定格式之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待完整。不管期待如何的完整，仍然會發生意外的事情。因此，必須在這種情形下規定格式，經過實際運用後，再不斷地添加內容。
在格式規定上，不妨添加進一些平常不易注意到的細節信息。比如，對於某類要出門去辦的事，在格式上可以做出以下備注：走哪條路線最近，大約需要多少時間，哪個時段乘車去比較不擁擠，哪個受理窗口服務態度比較好等。這些看似不重要的信息，對順利、高效地辦理事情效果非常好。有些時候，由於忽略了某個細節信息而導致白跑一趟的事情也會發生，那樣的話豈不是對時間與精力的白白浪費？而若運用格式進行備忘的話，就如畫出了一幅指示到達某個目的地的地圖。為了讓人看得明白，必須像地圖上的標注那樣進行詳細說明。