“會議室內煙霧繚繞，主持人在那裏滔滔不絕，與會者東倒西歪、哈氣連天，交頭接耳者、玩手機者、嬉皮笑臉者都有”，這個場景想必我們都不陌生，都是我們過親身經曆過的會議氛圍。這樣的會議又臭又長又不解決任何問題，但卻始終存在，這是為什麽呢？因為部分管理者對會議的認識有局限性，且迷戀會議本身的權力展示，而忽略了會議的本質功能，最終使得會議失去了溝通的作用，出現了上述的尷尬場麵。
隨著市場環境的變化和企業競爭的日趨激烈，企業管理者必須要不斷提高內部管理能力，強化內部控製和加強信息透明，而無疑會議，是最有效的內部控製和信息透明工具。召開會議的成本是很高的，每個參會員工被占用的工作時間以及員工因為開會未能及時完成的工作任務的損失，都要算在內。所以，會議時間越長，企業損失其實就越大。因此，作為管理者，有效利用開會時間是非常關鍵的。
那麽如何才能改善和提高會議效率呢？根據研究調查，除了員工大會外（需要溝通感情等），其他所有以溝通信息為主的會議應盡量控製在三十分鍾以內，最長不能超過一個小時，否則就會徹底淪為無效會議。
1.會議要有清晰的計劃和目標。
大部分的會議都是為了傳遞消息或者解決工作問題，因此會前管理者應給每個與會者提供會議大綱和會議最終要實現的結果，如果有資料，也應在會前分發給每個與會者。有清晰的計劃和目標是高效會議的基礎。
2.準備一份會議的安排，並提前兩天分發給大家
一份會議提綱會讓會議時間得到充分的利用，這份提綱應該包括簡潔的會議目的。如果會議是傳達消息，那應該把需要傳達的信息概括處理，並讓大家提前準備好問題，集中進行討論，避免造成時間的浪費。同時，提前四十八小時通知，能給與會成員充分的時間進行準備，避免員工因為工作任務緊急而忽視會議安排。