很多人都對時間管理在認知方麵存在誤區，認為時間管理就是對時間進行分配，確保每一項工作可以得到安排。但時間管理的關鍵並不是將所有時間都利用起來，也不是讓所有的時間得到合理的分配，而是確保我們有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要的事情上。首先，每個人的時間都是有限的，不可能將所有的工作做完或者做好，也不可能真的將所有的工作安排妥當，所以隻能選擇那些對自己最有價值的事情來做。其次，對於我們來說，時間的價值主要體現在那些最重要的事情上，隻要那些重要的工作任務完成了，我們的時間價值就可以獲得最基本的保障。
正因為如此，著名管理學家史蒂芬·柯維提出了一個時間管理的理論，他把工作按照重要和緊急兩個不同程度進行了劃分，基本上可以分為四個象限：既緊急又重要，重要但不緊急，緊急但不重要，既不緊急也不重要。這就是關於時間管理的“四象限法則”。
在第一象限中，包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情往往比較緊急，需要盡快完成。此類的事情非常重要，價值很大，或者說意義重大，因此不能回避，也不能拖延，必須在第一時間內優先解決掉。通常情況下，一些重大項目的談判，一些重要客戶的接見或者內部召開的重要會議，都屬於第一象限的工作。
第二象限不同於第一象限，這一象限的事情非常重要，通常對整個事情的發展或者對工作者的個人狀態產生重大影響，但是不具有時間上的緊迫性。這就意味著這些工作可以立即去完成，也可以適當推遲到後麵去完成，而沒有必要非得抓緊時間立即去做，也沒有必要把自己逼得太緊。在麵對這類工作時，我們通常會製訂各種計劃，這些計劃中的目標可以在未來的一段時間內去達成。