有個員工向自己的老板匯報：“老板，張經理打來電話說，他遇到了一些問題，所以下午3點沒有辦法出席公司的會議。市場部的胡經理也認為自己有點兒忙，會議明天進行也可以，但是最好不要超過明天中午12點，因為他需要趕飛機。負責這次會議的副總李先生要到明晚才能從外地趕回公司。而後天早上會議室需要接待客戶，根本沒法騰出來開會，後天下午倒是空著呢，我覺得我們可以把會議延期到後天下午進行，不知道您的意思怎麽樣？”
這一段話聽著讓人覺得非常別扭，老板可能會對其中的語句產生混亂，那麽接下來他可能會要求我們重複說一遍，好弄清楚其中的關係，這樣就會造成匯報時間的浪費。那麽，我們如何才能一次性把話說清楚呢？
事實上，我們完全可以對自己的表達進行調整，首先，我們需要弄清楚，張經理、胡經理、李先生不能準時參加會議的理由以及時間，但他們在後天下午都是有時間的。其次，會議室也在後天下午可以利用，因此，匯報者完全可以這樣說：“老板，今天下午3點的會議可以改成後天下午進行嗎？因為後天下午，大家都能夠準時出席，會議室也空著。”接下來，匯報者可以簡單地將每一個與會者的時間安排解釋一遍。
雖然兩次匯報的內容是一樣的，但問題在於這一次提出了一個結果——後天下午開會，然後逐條分析原因，這樣會讓傾聽者的思維更加清晰，從而節省了匯報者不少時間。而第一種匯報顯然把順序弄反了，造成了認知和理解上的困難。
其實，第二次的匯報采用了金字塔原理，匯報者先說出了結果，然後分析原因，這種順序上的改變，極大地提高了表達者的效率。
我們再來看另外一個例子，公司的老總將經理叫到辦公室，然後一口氣說了一大堆的要求：