許多人都會發現自己在溝通的時候常常陷入困境，而有的人說話總是很有條理，很有邏輯，看起來就像是提前安排好了一樣，整體顯得很有章法。其實善於溝通的人往往都會事先進行安排，製訂溝通計劃，這是他們保持從容不迫的重要原因。在一些比較重要的會麵和談判中，製訂計劃就顯得尤為重要。
在華爾街有一條不成文的規定，當某個人想要說服路人進行投資的時候，一定要在開口之前想好自己要說些什麽以及怎麽說，而不是簡單地遞出自己的名片：“您好，我是×××，請問有興趣投資基金嗎？”
人們常常忽略計劃的重要性，認為計劃隻用來應對一些重大事項，解決一些比較複雜的情況。但事實上事事皆可計劃。隻要人們去想，生活中絕大多數事情都是可以納入到計劃當中的，溝通也不例外。高效溝通應該是一種有計劃的表達方式。簡單來說，溝通者在表達自己的想法之前，應該對談話內容進行精心的規劃，重點明確自己要說些什麽，以及怎麽去說。如果延展開來，那麽和誰溝通、在哪兒溝通、什麽時候溝通都需要進行計劃。隻有這樣才能完善自己的溝通模式。
很多時候，如果雙方約定了要進行溝通，或者都有意向通過溝通交流來解決某項問題（比如談判），那麽最好的方法就是提前製訂溝通計劃，包括明確談論的話題，明確溝通的時間，明確溝通的參與者（是否需要帶上支持者或者第三者），明確各自的立場，明確各個流程和相應的準備工作。在雙方都約定的情況下，人們可以通過製訂計劃來提升溝通的效率。
比如兩家公司準備協商解決競爭中的矛盾，希望減少或化解矛盾，那麽雙方就可以約定一個具體的對話時間和地點。彼此進一步做好計劃，了解自己應該如何提出自己的想法，該如何說服對方，並且在必要的時候準備更多的談判資料。不僅如此，還需要確定對方的需求，明確雙方之間的矛盾，明確產生分歧的那些話題。在合作談判中往往也是如此，為了確保自己在溝通中獲得更多的主動權和優勢，人們需要提前製訂相應的計劃。