在整理文件的時候，無論文件是什麽類型，一開始都可以問這樣一個共同的問題。
“為什麽要做這樣的‘一頁紙’？”
在接下來的工作中，你為什麽要做這份文件？這個目的一定要明確。
實際上，我在豐田公司工作的時候，上司經常問我這個問題。
不僅在做文件的時候有目的，任何工作都有一定的目的。迷失目標的時候，工作非常容易陷入迷路狀態。
當我即將迷失目的的時候，上司經常會這樣問我：“這份工作，原本是為了什麽而做的？”“這些文件原本是為了什麽而做的？”等等。這幾句話讓我在險些迷失的時候，重新回到了原來的軌道上。“‘原本’這個詞幫我修正了軌道。”
正如《豐田的口頭禪》（OJT SOLUTIONS/中經出版）一書中所說，豐田公司內部有很多獨創的詞匯，包括前麵提到的“開會用的原案”。以我的經驗來看，最符合豐田公司氣質的口頭禪恐怕要數“原本”一詞了（不知為何沒有收錄到《豐田的口頭禪》裏）。
明確文件要給“誰”看
做“一頁紙”文件、思考“這份文件原本為何而做”的時候，有一個小訣竅。
首先，要明確自己所做的文件的“讀者”。確認清楚讀“一頁紙”的人（或傳達的對象）是誰。
在豐田公司的時候，關於這一點，公司內部做了再三說明。製作資料的時候，必須考慮資料的閱讀對象是公司外部的人還是內部員工，如果是公司內部的員工看的話，需要進一步明確是其他部門的員工還是自己部門的員工，是部長還是董事們？
明確讀者後，緊接著就要思考“希望對方給出怎樣的反應”。
以企劃書為例，假設讀者是上司、董事、社長等，可能還有客戶那邊的負責人。我們期望他們認為“這些內容沒問題”，希望他們說出“按照這個方案進行”，給出肯定的反應。