對於參與型管理者來說，最頭疼的莫過於開會占用太多的時間了。
如果一天需要出席三場會議的話，那麽就要用掉最少三個小時的時間。這樣的話，當天的工作就要全部延後。
關於提高會議效率的方法，我在正文中也已經說過了，在這裏我將繼續為大家介紹一些縮短會議時間的方法。
①取消對資料進行說明的時間（讓與會者事先閱讀資料）
在會議一開始的時候宣讀會議資料完全是在浪費時間。
因此，應該讓與會者事先把握會議資料的內容，等到開會的時候直接進入正題。
這樣做不但可以省去宣讀會議資料的時間，還能大幅減少使用投影儀的時間。
但使用這個方法也有需要注意的地方。
時間管理員能夠有效避免會議超時
·提前兩天將會議資料交給與會者
·會議資料內容要控製在最小範圍內，減輕讀者的負擔
隻要做到上述兩點，就能極大地減輕與會者在進行會議準備時的壓力。
②事先規定好各個議題的討論時間
在會議正式開始之前，必須先確認本次會議的各項議題。確認議題的同時，也要事先規定好各個議題的討論時間。
這樣做可以有效防止會議時間延長。
需要注意的是，確認議題的同時還要確認是否有意外增加的項目。
如果在會議即將結束時，忽然有人提出“這麽說來，我想到這樣一個方法……”的話，會議時間就會隨之延長。
③設定一個時間管理員
即便采取了上述的措施，仍然無法保證會議能夠按時結束。
因此，在召開會議時務必設定一個時間管理員。
時間管理員可以使用平板等設備定好鬧鍾並擺在桌子上，使所有人都可以確認還剩餘多少時間，這樣做非常有助於提高會議效率。
④讓其他人擔任會議主持人